Ilmoittautuminen käynnissä
Pääluottamusmies Sarastia-sotkusta:
Aikaisemman järjestelmän liian nopea poistaminen, vaillinainen perehdytys ja tuki sekä suuri virheilmoitusten määrä ovat koetelleet Helsingin palkkahallintoa kuluneen vuoden aikana. Vuoden 2023 aikana selviää, tehostaako uusi ohjelma palkanmaksua, sanoo pääluottamusmies Maija Ruotsalainen.
Jyty Metropolin pääluottamusmies Maija Ruotsalainen on nähnyt palkanmaksatuksen ongelmat läheltä sekä luottamustoimensa kautta että työssään palkkasihteerinä.
Ruotsalainen työskentelee palkkasihteerinä tiimissä, jossa hoidetaan varhaiskasvatuksen palkka-asiat. Heti kärkeen on pakko kysyä: onko paljon parjattua Sarastian palkanmaksuohjelmaa hyvä käyttää?
– Ei ole. Se on järkyttävän hidas. Kun painaa enteriä, voi mennä hakemaan vaikka kahvia. Palkkahallinnon väki on motivoitunutta ja pitää työstään – ja olemme tottuneet huomattavasti nopeampaan tietokoneiden ja -verkkojen toimintaan, Ruotsalainen sanoo.
Palkanmaksuohjelma on järkyttävän hidas. Kun painaa enteriä, voi mennä hakemaan vaikka kahvia.
Ruotsalainen on pohtinut syitä ohjelman hitauteen. Suomen suurimmalla työnantajalla Helsingillä riittää useita ja monimutkaisia työehtosopimuksia.
– Ehkä siitä syntyy liian iso massa, kun palkansaajia eri sopimuksissa Helsingissä on noin 40 000. Lainsäädäntö, TESsit ja kaiken päälle erillissopimukset tekevät palkanmaksusta ohdakkeista.
Jotta palkkaohjelmiston saisi taipumaan tarpeen mukaiseksi, pitää olla tarpeeksi tekijöitä. Ruotsalaisen mukaan Helsingin palkanmaksussa on noin 190 työpaikkaa, joista on täytetty vain noin 170. Onko parikymmentä paikkaa siis täyttämättä?
– Kyllä. Ilmeisesti palkanmaksatukseen on vaikea saada työntekijöitä. Toisaalta Helsinki ennakoi, että jos palkanmaksatus tehostuu uuden ohjelmiston myötä, palkkasihteereitä jäisi toimettomaksi, Ruotsalainen pohtii.
Palkkasihteereitä on vähennetty hänen omassa tiimissään vuosien ajan. Eläkkeelle lähtevien tilalle ei ole palkattu samaa määrää uusia tekijöitä. Pudotus on ollut noin puolet, 30 henkeä on kutistunut 15:een.
Ennen Sarastian toimittamaa S365HR-ohjelmistoa Helsingin työntekijöiden palkat laskettiin kanadalaisen tietojätin CGI:n tuottamalla Hijat-ohjelmistolla. Sen ensimmäiset versiot olivat jo 1980-luvulta, nykyaikainen e-Hijat oli 2000-luvun alusta.
– Eikä Hijat-ohjelmakaan toiminut erityisen hyvin. Oikeastaan voi sanoa, että palkkaohjelmat ovat aina olleet keskeneräisiä. Samoin tämä huhtikuussa käyttöön otettu Sarastia, Ruotsalainen toteaa.
– Sarastia-palkanlaskentaohjelmaa kehitetään meidän käyttäjien vaatimusten mukaisesti. Tuloksia ohjelman toimivuudesta nähdään vasta vuoden tai kahden käytön jälkeen.
Ruotsalaisen mukaan palkanmaksatuksen virheprosentti on noin viisi. Jos virheiden määrä saadaan kahteen prosenttiin, voi arvioida ohjelmiston toimivan ja täyttävän tarkoituksensa.
Mitä olisi pitänyt tehdä toisin, jotta 95–98 prosenttia Helsingin työntekijöistä olisi saanut palkkansa oikein ja Helsinki olisi välttynyt Sarastia-sotkulta?
– Vanhaa Hijat-järjestelmää olisi pitänyt pitää Sarastia-ohjelmiston kanssa rinnan ainakin vuoden 2022 loppuun saakka. Perehdytystä olisi pitänyt olla enemmän ja tukihenkilöitä tarjolla virheiden korjaamiseen, jotta palkkasihteerit olisivat päässeet tekemään omaa työtään, Ruotsalainen luettelee.
Vuoden 2023 aikana sitten nähdään, kuinka paljon palkanlaskenta on tehostunut.
Uusi ohjelma on niin iso rasti, ettei hän ole varma, olisiko vaikeuksia voitu kokonaan välttää. Joka tapauksessa virheilmoitusten iso määrä on tukkinut järjestelmää.
– Kalliit ulkopuoliset konsultit eivät tässä paljon auta. Palkkasihteerit ottavat uuden ohjelman haltuun, kuten aina ennenkin. Vuoden 2023 aikana sitten nähdään, kuinka paljon palkanlaskenta on tehostunut, Ruotsalainen toteaa.
Sarastian toimitusjohtajan Mika Kantolan mukaan Helsingin tilanne on varmasti herättänyt taloushallinnon ihmiset ympäri Suomea huomaamaan, että järjestelmien muutosta varten on oltava riittävästi resursseja.
– Se on selvää, että sataprosenttiseen suoritukseen ei päästä heti. Isoin rasti on, miten alkuhässäkästä selvitään ja miten esiin tulevat ongelmat saadaan hoidettua, Kantola sanoo.
Sarastia on toimittanut Helsingille ohjelmiston nimeltään S365HR, jossa järjestelmätoimittajana toimii Accountor. Kaupunki kuitenkin nimesi hankintaprojektin Sarastiaksi, ja niin ohjelman nimeksi tuli Sarastia.
Palkanlaskun ongelmista on koitunut Helsingille mainehaittaa. Onko haitta osunut myös Sarastiaan?
– On osunut. Tällä hetkellä olemme varmasti Suomen tunnetuin in-house-yhtiö, eikä hyvässä mielessä. Sarastia-konserni on kuitenkin paljon enemmän kuin hr-järjestelmätoimittaja, Kantola huomauttaa.
Tällä hetkellä olemme varmasti Suomen tunnetuin in-house-yhtiö, eikä hyvässä mielessä.
Uskotko, että Helsingin palkanmaksun ongelmat selviävät ensi vuoden aikana?
– Ongelmat voivat selvitä, eli virheiden määrä putoaa viidestä prosentista kahteen prosenttiin.
Kantola nostaa esiin Espoon, jossa hr-ohjelmisto on parin vuoden käytön jälkeen alkanut alkuvaikeuksien jälkeen toimia luotettavasti.
– Kyse ei ole koskaan pelkästään järjestelmän vaihtumisesta vanhasta uuteen, vaan koko hr-prosessin uudistamisesta samassa yhteydessä.
– Avainroolissa ovat eri yksiköiden esihenkilöt, jotta tiedot saadaan palkanlaskentaan mahdollisimman oikein. Järjestelmän pitää puolestaan pystyä tekemään esihenkilöiden työ mahdollisimman helpoksi, Kantola toteaa.
Julkisen sektorin talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluyhtiö Sarastian jytyläinen pääluottamusmies, myyntilaskuasiantuntija Anne Hiltunen sanoo tunnistavansa Helsingin palkanlaskennan tilanteen.
Kun Varkauden kaupungin talous- ja henkilöstöhallinto ulkoistettiin 2013, Hiltuselle ja hänen työtovereilleen kävi samoin: kaikki oli uutta ja uudet järjestelmät piti opetella samaan aikaan kun tehtiin varsinainen työ.
– Kun kellään ei ole historiatietoja uudesta tavasta tehdä työtä, helposti henkilöstö väsyy ja vaihtuvuus alkaa kasvaa. Siksi olisi tärkeä dokumentoida muuttuvat työn teon tavat, Hiltunen sanoo.
Ilman riittäviä tukiresursseja uusien järjestelmien käyttöönotto on hankalaa ellei mahdotonta.
Riittävä perehdyttäminen on Hiltusen mukaan muutoksen kivijalka. Lisäksi on oltava tarpeeksi tukihenkilöstöä, joka helpottaa päätyön kuormaa, jotta henkilöstö voi samaan aikaan opetella uutta.
– Kun muutos on jatkuva ja kokoaikainen, pitää henkilöstön lisäksi johtajilla ja koko organisaatiolla olla joustokykyä. Ilman riittäviä tukiresursseja uusien järjestelmien käyttöönotto on hankalaa ellei mahdotonta, Hiltunen toteaa.