Ilmoittautuminen käynnissä
Vaasan kaupungilla työskentelevä jytyläinen toimistosihteeri Mirja Kiviniemi arvostaa työn monipuolisuutta ja mahdollisuutta oppia uutta. Hän suoritti pari vuotta sitten kaupungin järjestämän Sihteeripassi- koulutuksen.
Vaasalainen Mirja Kiviniemi on työskennellyt Vaasan kaupungin palveluksessa vuodesta 1983 lähtien. Satakunnasta lähtöisin oleva Kiviniemi pääsi sihteerin sijaiseksi Vaasan kaupungin organisaatioon ensimmäisen lapsensa syntymän jälkeen. Sihteerin työ on muuttunut paljon sinä aikana, kun Mirja Kiviniemi on työskennellyt Vaasan kaupungin palveluksessa.
– Ehdin kiertää muun muassa Kuula-opistossa, kouluvirastossa ja kaupunkisuunnitteluvirastossa ennen kuin sain vakituisen viran vuonna 1986, Kiviniemi muistelee.
Eri toimipaikoissa työskentelemällä Kiviniemi pääsi tutustumaan kaupungin organisaatioon ja erilaisiin sihteerin työtehtäviin. Se oli hänen mielestään hyödyllistä ja erittäin opettavaista, sillä päätöksentekoprosessien takia sihteerin työn luonne ja vaatimukset poikkeavat julkisella sektorilla osittain yksityisen sektorin työstä.
– Aluksi tuntui, että terminologiakin oli kovin erilaista verrattuna aikaisempiin töihin tai koulussa opittuun, Kiviniemi naurahtaa.
Syksyllä 2016 Mirja Kiviniemi osallistui Vaasan kaupungin järjestämään Sihteeripassi-koulutukseen. Koulutukset liittyivät palvelu-uudistukseen, jossa myös sihteereiden työtä organisoitiin uusiksi.
Yhden lukuvuoden kestäneen koulutuksen tavoite oli antaa kaupungin organisaatiossa työskenteleville sihteereille kokonaiskuva siitä, mitä sihteerin tehtäviin kuuluu ja millaisia erityispiirteitä julkishallinnossa työskentelevien sihteereiden toimenkuvaan liittyy.
– Osallistuin ensimmäiseen pilottikoulutukseen, ja kokeneena sihteerinä tehtäväni oli myös antaa palautetta siitä, kuinka hyvin koulutuksessa otettiin huomioon sihteerityön eri tehtäväalueet, Kiviniemi kertoo.
Hänen mielestään koulutus oli hyödyllinen peruskoulutus erityisesti sellaisille sihteereille, jotka eivät olleet vielä kovin kokeneita, mutta olivat ehtineet jo jonkin aikaa tehdä töitä kaupungin organisaatiossa. Koulutuksessa käytiin läpi kaupungin päätöksentekoa, henkilöstöjohtamista, ajankäytön hallintaa, asiakaspalvelua ja viestintää, talousasioita sekä työyhteisön kehittymistä. Kouluttajina oli sekä kaupungin omaa henkilöstöä että ulkopuolisia kouluttajia.
– Koulutus oli monipuolinen ja antoi hyvän yleiskuvan kaupungin hallinnosta ja siitä, kuinka sihteerin tehtävät liittyvät siihen. Syksystä kevääseen kestänyt koulutus oli suunniteltu niin, että teoriajaksojen jälkeen jäi aikaa toteuttaa oppeja käytännössä, Kiviniemi sanoo.
Tällä hetkellä Mirja Kiviniemi työskentelee keskushallinnon toimialaan kuuluvassa kaavoituksessa, joka kuitenkin fyysisesti sijaitsee teknisen toimen yhteydessä.
Työn monipuolisuus ja mukavat työkaverit ovat asioita, joita Kiviniemi erityisesti arvostaa työssään. Hän on ollut aina innokas oppimaan ja tekemään uusia asioita työssä. Hänestä onkin kehittynyt työpaikan ”yleisnainen”, joka hallitsee kokonaisuudet ja jolta tullaan kysymään neuvoa silloin, kun muut eivät tunne tai tiedä asiaa.
Kiviniemi on ollut yli 30 vuotta Vaasan kaupungin palveluksessa. Tuona aikana sihteerin työ on kehittynyt paljon jo pelkästään teknologian kehittymisen takia. Myös tapa tehdä työtä on muuttunut, ja kaupunki pyrkii toimimaan mahdollisimman joustavasti asukkaiden ja elinkeinoelämän tarpeiden mukaan.
Kiviniemi on viiden lapsen äiti ja yrittäjän puoliso. Viime vuodet hän on tehnyt töitä osapäiväisesti, mikä on sopinut hänen perhetilanteeseensa. Näin hänelle on jäänyt aikaa sekä perheelle että perheyrityksen paperitöille.
Lasten ollessa pieniä hän kiinnostui vaikuttamisesta ja lähti mukaan kunnallispolitiikkaan. Tällä hetkellä hän on jäsenenä Vaasan kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunnassa sekä varajäsenenä kaupunginvaltuustossa, Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän valtuustossa, Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymän valtuustossa sekä sosiaali- ja terveyslautakunnan yksilöjaostossa. ✦ Työn monipuolisuus ja hyvät työkaverit ovat Mirja Kiviniemen mielestä parhaita asioita hänen työssään.
Uudistus synnytti koulutustarpeen
Vaasan kaupungin organisaation suuren tukipalvelu-uudistuksen suunnittelu vuosina 2014–2015 synnytti tarpeen Sihteeripassi-koulutuksille. Tukipalvelu-uudistuksessa kaupungin palveluksessa olevat sihteerit siirtyivät hallinnollisesti sihteeripalveluyksikköön, vaikka he jatkoivatkin työskentelyä fyysisesti niissä yksiköissä, joille tuottivat palveluja.
– Muutoksen myötä monen sihteerin lähiesimies saattoi työskennellä melko kaukana alaisistaan ja siksi katsottiin, että sihteereille on hyvä järjestää murrosvaiheessa koulutusta, jonka avulla nostetaan yhteishenkeä ja siirretään kaikille hyviä, yhteisiä käytänteitä, Vaasan kaupungin HR-suunnittelija Mira Pihlaja kertoo.
Lähes vuoden kestäneitä Sihteeripassi-koulutuksia toteutettiin vuosina 2016–2018 kaksi kappaletta, ja niihin osallistui yli 50 sihteeriä.
Syksyllä 2018 aloitettiin asiantuntijakoulutukset, jotka soveltuvat myös sihteereille.
Vaasan kaupungin sihteeripalveluihin kuuluu yli 90 sihteeriä, joiden tehtävät ja nimikkeet ovat hyvin vaihtelevia.