Sihteerin työssä asiantuntijuuden vaatimus syvenee jatkuvasti

Eija Osmo on nähnyt sihteerityön muutoksen yli kahdenkymmenen vuoden aikana. Vain yksi asia on ollut pysyvää työssä Seinäjoen koulutuskuntayhtymä Sedun henkilöstösihteerinä: kausittainen kiire.

– Vuodenvaihteessa sekä kesäaikaan opettajien vapaajaksojen alkaessa ja päättyessä on kiireisempää, Osmo kertoo.

Vaikka työssä on kausittaista kiirettä, Osmo on kiitollinen siitä, että ehtii myös riittävästi syventämään omaa osaamistaan ja perehtymään aikaa vieviin asioihin.

Hän aloitti työt Sedussa vuonna 2003 ensin toimistosihteerinä ja sitten talous- ja henkilöstösihteerinä. Nykyään hän toimii pelkästään henkilöstösihteerinä. Työhön kuuluu muun muassa palkkojen, erilaisten todistusten ja työsopimusten valmistelua, kokouspalkkioiden maksatusta sekä monenlaista neuvontaa ja yhteydenpitoa henkilöstöön. Osmo on myös työajanseurannan pääkäyttäjä ja palkkaohjelman vastuuhenkilö.

– Kaikki eivät ymmärrä, että teemme vaativaa asiantuntijatyötä. Jotkut ajattelevat, että tämä on vain koneen naputtelua, valmiiksi annetun tiedon tallentelua ja kahvin keittelyä.

Kaikki eivät ymmärrä, että teemme vaativaa asiantuntijatyötä.

Sihteerin työssä pitää hallita aiempaa laajempia kokonaisuuksia

Henkilöstösihteerin työ vaatii itsenäistä harkintaa, ongelmanratkaisukykyä sekä ihmistuntemusta ja kykyä hallita monia tehtäviä samanaikaisesti. Muuttuvassa maailmassa on myös jatkuvasti kehitettävä itseään ja varmistettava, että oma osaaminen on ajan tasalla.

– Digitalisoituminen on aiheuttanut suurimmat muutokset. Aikoinaan tieto liikkui paperilla, mutta nykyään kaikki toimii sähköisesti.

Digitalisaation kanssa rinnakkain on kulkenut työnkuvan muutos. Osmo kertoo, kuinka nykyään pitää hallita aiempaa laajempia osaamisalueita ja asiantuntijuuden vaatimus syvenee jatkuvasti. Työnkuvan monipuolisuus pitää mielenkiintoa yllä. Osmo arvostaa, että on saanut työssään erilaisia vastuutehtäviä, jotka laajentavat perinteistä henkilöstösihteerin tehtäväkenttää.

– Tekoäly on tietysti uusimpia muutoksia. Olen mukana pilotoimassa, miten sitä voisi parhaiten HR-puolella hyödyntää. Tähän asti olen käyttänyt sitä lähinnä apuna aineistojen läpikäynnissä ja ohjeistusten luomisessa.

Sihteerin työ on merkityksellistä, vaikka sitä ei moni huomaa

Yhteiskunnassa puhutaan paljon hallinnon tehostamisesta. Osmo toivoo, ettei ajatus konkretisoidu sihteerien määrän vähentämisenä vain siksi, että työ on monille näkymätöntä. Monet työtehtävät valuisivat henkilöille, joiden ei ole tarkoituksenmukaista tehdä niitä.

 – Omat tehtäväni jakautuisivat koulutuspäälliköille, taloussihteereille, opettajille ja osittain myös it-puolelle, Osmo luettelee.

Pienet asiat, kuten konkreettiset kiitokset, lisäävät kummasti työmotivaatiota ja myös työhyvinvointia.

Omalla työpaikallaan hän kokee kuitenkin arvostusta, ja se näkyy vahvasti työn arjessa. Henkilöstökyselyissä HR-palvelut saavat hyvää palautetta, ja kuntayhtymän johtajakin on välittänyt kiitokset HR-palveluille.

– Pienet asiat, kuten konkreettiset kiitokset, lisäävät kummasti työmotivaatiota ja myös työhyvinvointia.