Kuntien ja sote-palveluiden henkilöstö on kohdannut viime vuosina kolme isoa haastetta: koronavirus, sote-uudistus ja henkilöstön eläköityminen. Näiden haasteiden keskellä kokenut, osaava ja motivoitunut hallintopalvelujen henkilöstö on ollut se selkäranka, joka on luonut edellytykset hyvinvointipalveluja tuottavien organisaatioiden toiminnalle.
Säästösyistä hallinnon tukitehtäviä on siirretty muun henkilöstön harteille. Lisäksi riittävästä perehdyttämisestä ja hiljaisen tiedon siirtämisestä ei ole huolehdittu, kun kokenutta henkilöstöä on jäänyt eläkkeelle. Näistä lyhytnäköisistä säästötoimista seuraa useimmiten se, että henkilöstö ylikuormittuu jatkuvasti.
Työelämän muutos on kohdistunut erityisesti hallinto- ja sihteerityöhön. Perinteistä sihteerin työnkuvaa ei enää ole, vaan nykyajan sihteerit ovat todellisia moniosaajia. Vielä 1990-luvulla sihteerin työvälineitä olivat lankapuhelin, kirjoituskone ja faksi, mutta digitalisaation myötä on tullut ja tulee jatkuvasti uusia työmenetelmiä, ohjelmia ja tietojärjestelmiä. Viimeisimpinä muutoksina ovat tekoäly, robotiikka ja automaatio.
Sihteerin työ on monipuolista asiakaspalvelutyötä, jossa sihteeri palvelee sekä sisäisiä että ulkoisia asiakkaita. Nykyajan sihteeriltä vaaditaan hyvää koulutusta, työkokemusta, vuorovaikutustaitoja ja kielitaitoa. Lisäksi tarvitaan ennakointitaitoa ja oman organisaation laajaa tuntemusta.
Hallinnon asiantuntijatyössä korostuukin kontaktien ja verkostojen arvo. Sähköisen viestinnän aikakautena keskustelun pitäisi olla organisaatioissa entistä helpompaa, mutta tämä edellyttää verkostojen tietämistä ja tuntemista. Oikean ratkaisun löytymisessä on usein kyse enemmän juuri tiedonkulusta omassa organisaatiossa.
Puhutaan, että sihteereistä olisi ylitarjontaa ja sihteerien ammattikunta olisi jo lähes kuollut. Tämä näkemys on väärä, sillä organisaation tarve näille hallinnon moniosaajille ei ole kadonnut mihinkään. Työelämän muutoskeskustelussa ei ole huomattu hallinnon tukipalveluhenkilöstön laaja-alaisen osaamisen merkitystä. Samalla kun rekrytoidaan johtajia tai asiantuntijoita, pitäisi kysyä, kuka hoitaa hallinnon perustyöt.
Tulevaisuuden sihteeri on hallintopalvelujen asiantuntija, joka hallitsee uudet ohjelmat, tietojärjestelmät ja digitaaliset työtavat monipuolisesti. Samalla sihteeri toimii erilaisissa tiimeissä, seuraa aktiivisesti alan muutoksia ja kehittää itseään työssään. Sihteerillä on myös paljon organisaatiota hyödyttävää hiljaista tietoa, jota hän jakaa työyhteisössä.
Hallinnon henkilöstö on organisaation suuri voimavara, joka tekee mahdolliseksi muun henkilöstön työn. Huolehditaan siis siitä, että hallintotyön resurssit ja arvostus ovat kunnossa. Hallintotyön asiantuntijat ovat palkkansa ansainneet.
Pasi Revonmäki, ICT-suunnittelijaVarpu Autere, yhteyssihteeriAmmattiliitto Jytyn ammattialaryhmän jäsenet