Ilmoittautuminen käynnissä
Hyvinvointi:
Jatkuva kiireen tuntu, unohtunut liitetiedosto, ajatusten harhailu. Tuntuuko tutulta? Multitaskaus voi tuntua tehokkaalta, mutta on hyvin kuormittava tapa tehdä töitä. Aivotutkija Minna Huotilainen kertoo miksi.
Ajattele kahta äärimmäistä vaihtoehtoa: ensimmäisessä teet yhden työtehtävän kerrallaan alusta loppuun kaikessa rauhassa ja toisessa yrität tehdä kaikkea samanaikaisesti hyppien tehtävien välillä, tekeminen koko ajan keskeytyen. Aivotutkija Minna Huotilainen kertoo, että näitä tekemisen tapoja on verrattu laboratoriotutkimuksissa, ja ”yksi tehtävä kerrallaan” -tapa on nopeampi.
”Se on paradoksaalista, koska koemme itsemme tehokkaiksi ja nopeiksi, kun teemme montaa asiaa yhtä aikaa. Mutta kun oikeasti mitataan mitä ihminen saa työssään aikaan, on työtä hidastavaa, jos meneillään on monta tehtävää samanaikaisesti”, Huotilainen tietää.
Ole tehokas: Tee yksi asia kerralla valmiiksi. Multitaskaus hidastaa tekemistä.
Kun suorittaa yhden tehtävän kerrallaan, tulee tehtyä vähemmän virheitä. Vaikka yksittäiset virheet ovat usein pieniä ja arkisia, kuten sähköpostista unohtunut liitetiedosto, menee niiden korjaamiseen aikaa. Ne ylimääräiset sekunnit, jotka sähköpostiin palaamiseen, asian pahoitteluun ja liitteen lähettämiseen menee, aiheuttavat turhautumisen tunnetta.
Turhautumisen tunne puolestaan aikaansaa kiireen tuntua, mikä muuttaa työn tekemisen tapaa laadullisesti toisenlaiseksi. Tutkimuksissa on huomattu, ettei ole olemassa mitään objektiivista kiireen mittaria. Ei voida määritellä, montako prosenttia kiirettä jossakin työssä on. Siten ei myöskään ole järkevää tapaa määritellä kiirettä muuten kuin siten, tunteeko työntekijä itse itsensä kiireiseksi.
”Kun työntekijä alkaa tuntea itsensä kiireiseksi, alkaa hän todennäköisemmin multitaskata. Kiireen tunteen voisi ottaa aika vakavasti ja merkkinä siitä, että kaikki ei ole ihan kunnossa, vaan työskentelytavoissamme voisi olla jotain parannettavaa tai kehitettävää”, Huotilainen sanoo.
Virheiden määrä vähenee, kun tekee yhden asian kerralla. Silloin myös työn kuormitus pienenee.
Kaikki yhtäaikainen tekeminen ei ole haitallista, päinvastoin. On tutkittu, että kehollinen tekeminen, kuten käveleminen tai paperille piirtely, auttaa meitä ylläpitämään tarkkaavaisuutta kuulonvaraisissa tehtävissä.
Samalla kun fyysinen tekeminen helpottaa tarkkaavaisuuden ylläpitoa, kognitiiviset resurssit vapautuvat kuuntelemiseen. Nykyinen palaverikulttuuri onkin hieman nurinkurinen, sillä tarkkaavaisuuden ylläpito on vaikeinta juuri silloin, kun pitää vain istua paikoillaan.
Asiakaskäyntien, kokousten ja tapaamisten aikatauluihin ei aina pysty itse vaikuttamaan, mutta monessa työssä päiviin voi raivata aikaa keskittymiselle ennakoimalla ja pitämällä kiinni työtehtävien teolle varaamastaan ajasta.
Jos työpaikallasi on käytössä sähköinen kalenteri, Huotilainen neuvoo merkkaamaan sinne myös keskittymistä vaativat työt. Siten työkaverit tietävät, milloin sinua ei saa häiritä.
Tuunaa työpisteesi niin, että keskittyminen olisi mahdollisimman vaivatonta.
1. Suunnittele
Aloita työpäivä pienellä katsauksella kalenteriin – mitä tänään onkaan tiedossa? Siten hahmotat päivän kulun ja voit suunnitella tekemisiäsi, eivätkä työt vain vyöry päälle kaaoksen tavoin.
2. Tuunaa työpisteesi
Onko omaa työpistettä mahdollista tuunata siten, että se tukisi yhden tehtävän kerrallaan tekemistä? Ehkä työpöydän viereen saisi työrauhaa tarjoavan sermin, tai korville kuulokkeet, jotta keskittyminen olisi helpompaa?
3. Viilausta viestintään
Tiedon hakeminen ja asioista viestiminen ovat keskeyttävimpiä työtehtäviä. Sujuvia käytäntöjä niiden hoitamiseen kannattaa miettiä koko työyhteisön kesken.
Löytyvätkö asiat intrasta helposti, entä milloin viesti kannattaa lähettää koko organisaatiolle ja milloin taas valikoidulle joukolle?