Keva korvaa asiakkaiden kuluja, jotka aiheutuvat ammatillisesta kuntoutuksesta tai työkyvyttömyyseläkettä hakevien lääketieteellisistä lisäselvityksistä. Kevassa on määrätietoisesti lisätty kulukorvausten sähköistä hakemista ja ratkaisujen automaatiota. Näin korvaukset saadaan maksettua asiakkaille entistä nopeammin.
Vuonna 2018 Kevassa ratkaistiin 7 761 kulukorvaushakemusta. Kulukorvaushakemuksista ja -ratkaisuista lähes 85 % liittyy ammatilliseen kuntoutukseen.
– Ammatillisen kuntoutuksen opiskelijat on suurin ja pitkäaikaisin asiakasryhmämme, heille maksetaan korvauksia mm. matkoista ja vuokrista opiskelupaikkakunnalla. He ovat asiakkaanamme puolesta vuodesta neljään vuoteen, tyypillisimmin noin pari vuotta, kertoo palvelupäällikkö Kirsi Kokki.
Automatisointiin kannusti erityisesti se, että hakemusten käsittely ruuhkautui opiskelujen alettua alkuvuodesta ja syksyllä, kun opiskelijat lähettivät Kevaan kulukorvaushakemukset samaan aikaan.
– Lähtötilanteessa kesäkuussa 2018 hakemuksista 43 % tuli Omat eläketietosi -palvelun kautta ja näistä noin 11 % hoidettiin automaattisesti, maaliskuussa 2019 hakemuksista jo 70 % tuli palvelun kautta ja näistä automaattisesti ratkaistiin 25 %, Kirsi kertoo.
Silloin kun hakemuksen käsittely sujuu automaattisesti, korvaus tulee asiakkaalle muutamassa päivässä maksuun. Jos hakemus tulee paperitse Kevaan, niin kestää noin kaksi viikkoa siitä, kun asiakas on lähettänyt hakemuksen Kevaan, että korvaukset ovat asiakkaan tilillä.
Kulukorvausten automatisointia on Kevassa kohdistettu rutiiniluontoisiin kulukorvaushakemuksiin, jolloin henkilöstön aikaa vapautuu vaativien kulukorvausratkaisujen tekemiseen.
– Kulukorvaus voidaan ratkaista automaattisesti, jos määritellyt ehdot toteutuvat. Teemme sitten säännöllisesti manuaalisia tarkistuksia ja laadunvalvontaa järjestelmään laadittujen sääntöjen perusteella. Lisäksi jälkikäteen voidaan tarkistaa mikä tahansa hakemus, Kirsi Kokki kertoo.
Korvausten hakeminen onnistuu parhaiten Kevan nettisivuilla www.keva.fi Omat eläketietosi -palvelun kautta. Jos sähköinen hakeminen ei ole tuttua, asiakas ohjataan soittamaan kulukorvaustiimin palvelunumeroon. Yhdessä asiakaspalvelijan kanssa on voinut täyttää hakemusta.
– Kun asia on kerran käyty asiakaspalvelijan kanssa puhelimitse läpi, asiakkaat ovat tämän jälkeen itse osanneet käyttää palvelua sujuvasti, Kirsi Kokki kertoo.
Myös itse hakemuspalvelua on kehitetty niin, että se on informatiivisempi ja asiakkaalle helpompi käyttää.
– Olemme saaneet hyvää palautetta, kun olemme haastatelleet asiakkaitamme. Sähköinen hakemus koetaan helpoksi täyttää. Asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä myös siihen, että korvaukset saa tilille aiempaa nopeammin. Lisäksi asiakkaiden kiirehtimissoitot ovat jääneet pois, eli meille ei tule enää turhia kyselyitä siitä, missä tilanteessa hakemus on, Kirsi Kokki iloitsee.