Vuosilomalain mukaan työnantaja määrää vuosiloman pitämisen ajankohdan, ja työntekijällä on oltava mahdollisuus esittää toiveensa loma-ajankohdasta työnantajalle. Työnantajan on määrättävä työntekijöidensä kesälomat kesälomakaudelle eli aikavälille 2.5.–30.9.
Työnantajan on annettava kesäloma pääsääntöisesti yhtäjaksoisena. Poikkeus tästä on tilanne, jossa työn käynnissä pitämiseksi on välttämätöntä jakaa sitä osaa kesälomasta, joka ylittää 12 arkipäivää, pidettäväksi yhdessä tai useammassa osassa. Työnantaja ja työntekijä saavat myös halutessaan sopia 12 arkipäivää ylittävän lomajakson pitämisestä osissa. 12 arkipäivää on siis rajapyykki, jonka pituinen osa lomasta on vähintään oltava yhtäjaksoinen, ja tämän jälkeen siitä voidaan joustaa.
Työnantajalla on velvollisuus vahvistaa kesälomien ajankohdat työntekijöilleen mielellään kuukausi ennen loman alkamista, tai jos tämä ei ole jostain syystä mahdollista, viimeistään 2 viikkoa ennen lomaa.